Tháng bán được nhiều thẻ liệu trình, tài khoản của tiệm bỗng đầy lên. Chủ spa thấy nhẹ người, có khi còn tính chuyện mua thêm máy, sửa lại phòng. Rồi vài tháng sau, khách lần lượt quay lại làm những buổi còn lại, và tiệm bắt đầu hụt tiền mà không hiểu vì sao.
Câu trả lời nằm ở một hiểu lầm rất phổ biến: coi tiền khách trả trước cho thẻ liệu trình spa là doanh thu, là lãi. Thực ra, đó là tiền của những buổi bạn chưa làm. Bạn đang giữ hộ khách, và bạn còn nợ họ thời gian, vật tư, công thợ.
Bài này tôi chia sẻ cách tôi quản lý khoản tiền này qua nhiều năm vận hành, để tiệm không rơi vào cảnh “bán được nhiều mà cuối năm vẫn thiếu”.
Vì sao thẻ liệu trình làm chủ spa ảo tưởng về tiền
Khi khách mua thẻ mười buổi, tiền về một lần. Nhưng chi phí thì trải ra suốt mười buổi, có khi kéo dài nửa năm. Nếu tháng này bạn tiêu hết số tiền đó như lãi, thì những tháng sau bạn vẫn phải bỏ vật tư, trả công thợ, chạy điện nước để làm cho khách, mà không còn đồng nào tương ứng.
Đây là lý do nhiều tiệm có tháng doanh thu rất đẹp, rồi vài tháng sau lại xoay xở khó khăn dù khách vẫn đông. Tiền đã tiêu trước, việc thì còn phải làm sau.
Tách doanh thu thật khỏi tiền giữ hộ
Cách đơn giản nhất là chia tiền của tiệm thành hai loại:
- Doanh thu thật: tiền của những buổi đã làm xong, dịch vụ lẻ, sản phẩm đã giao.
- Tiền giữ hộ: phần tiền khách trả trước cho những buổi còn lại trong thẻ.
Mỗi khi khách làm xong một buổi trong thẻ, bạn chuyển giá trị của buổi đó từ “tiền giữ hộ” sang “doanh thu thật”. Như vậy lúc nào bạn cũng biết mình thật sự đang có bao nhiêu, và đang nợ khách bao nhiêu buổi.
Ví dụ minh hoạ: khách mua thẻ mười buổi giá 5 triệu. Mỗi buổi có giá trị 500 nghìn. Khách mới làm ba buổi, thì doanh thu thật là 1,5 triệu, còn 3,5 triệu là tiền bạn đang giữ hộ khách.
Ba việc cần làm với tiền giữ hộ
- Ghi sổ theo từng khách: tên khách, thẻ gì, đã làm mấy buổi, còn mấy buổi, giá trị còn lại bao nhiêu.
- Cộng tổng mỗi cuối tháng: tổng số tiền đang giữ hộ tất cả khách. Con số này càng lớn, bạn càng phải cẩn thận khi chi tiêu.
- Để riêng một phần: nhiều chủ spa giữ tiền giữ hộ ở một tài khoản riêng, chỉ chuyển sang tài khoản tiệm khi buổi đã làm xong. Không cần giữ đủ một trăm phần trăm, nhưng tối thiểu phải đủ tiền vật tư và công thợ cho những buổi còn lại.
Theo dõi thẻ còn buổi để giữ khách
Sổ thẻ liệu trình còn có một công dụng khác: nó cho bạn biết khách nào đang có buổi mà lâu không quay lại. Khách còn năm buổi mà ba tuần không thấy, đó là dấu hiệu khách đang chán, đang bận, hoặc đang được tiệm khác mời.
Tôi từng có một chị khách đi đều mỗi tuần, rồi ba tuần liền không thấy. Tôi gọi hỏi thăm, không mời quay lại, chỉ hỏi dạo này chị bận quá à. Chị nói thật lý do, và từ cuộc gọi đó tôi làm chính sách riêng cho cả nhóm khách thân thiết. Không có sổ theo dõi, tôi đã không biết để gọi.
Đừng dùng tiền thẻ để lấp lỗ
Cám dỗ lớn nhất khi tiệm khó khăn là bán thật nhiều thẻ để có tiền trả nợ, trả lương. Làm vậy chỉ là đẩy cái khó sang tháng sau, và nhân nó lên. Bán thẻ nên là để khách cam kết liệu trình, không phải để vay tiền của khách.
Việc làm ngay tuần này
Ngồi cộng tổng số buổi còn lại trong tất cả thẻ khách đang giữ, nhân với giá trị mỗi buổi. Con số đó là khoản bạn đang nợ khách. So nó với số dư tài khoản hiện tại. Nếu số dư thấp hơn, tiệm của bạn đang tiêu trước tiền của tương lai.
Nếu bạn muốn có người cùng bạn thiết lập sổ theo dõi thẻ liệu trình và dòng tiền cho tiệm, hãy đăng ký một buổi tư vấn miễn phí với tôi.
— Đàm Thị Thanh Hoa, 15 năm trong nghề spa, người xây và vận hành 6 chi nhánh.